BPM ve RPA birbirlerini tamamlayarak işletme çapındaki dijital dönüşümlerin pürüzsüzce gerçekleşmesine yardım etse de aralarında önemli farklılıklar bulunuyor. BPM verimliliği artırmak üzere temel işletme süreçlerini basitleştirip yeniden yapılandırırken, RPA işletme süreçlerinin bir parçası olarak botlar tarafından gerçekleştirilen daha küçük çaplı ve tekrar eden rutin faaliyetlerle ilgilenen bir teknoloji.
Dünya çapındaki kuruluşlar faaliyetlerini dijitale taşımak zorunda hissediyor ve yerine getirilmesi gereken rutin görevlerin tamamen otomatik hale geldiği bir gelecek düşlüyor.
Dijital dönüşüm tek gecede olup bitecek bir süreç değil, engellerle dolu upuzun bir yolculuk. Fakat günümüzün modern teknolojisiyle bu yolculuğu hızlandırıp tamamlamak mümkün.
BPM çözümleri uzun zamandır birçok işletmenin dijital dönüşüm stratejilerinin önemli bir parçası. Bu çözümler bir yandan maliyetleri azaltıp üretkenliği artırırken diğer yandan en verimliliği sağlama hedefiyle faaliyetlerin dijitalleştirilmesi için kullanılıyor.
Teknoloji ilerledikçe çalışanların büyük zamanını alan, tekrar eden rutin gündelik görevlerin otomatik hale getirilmesine ve çok daha hızlı ve titiz bir şekilde yürütülmesine yardımcı olan yeni yöntemler ortaya çıkıyor. İşletmeler faaliyetlerini geliştirmek için bu tür yenilikçi teknolojilerin peşine düşerken Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) en güncel otomasyon teknolojisi olarak daha fazla tercih edilmeye başlandı.
Bu yazıda BPM ile RPA arasındaki farklılıkları ve her ikisinin de daha kapsamlı bir dijital süreç otomasyonu stratejisine nasıl katkı sağlayabileceğini açıklayacağız.
RPA Nedir?
RPA, bir işletmenin kurallarına uygun olarak tekrarlı insan faaliyetlerinin otomasyonu için yapay zekâ ve yapay öğrenme gibi karmaşık becerilere sahip bilgisayar programlarından oluşan yazılım robotlarının kullanımına verilen addır.
Çalışanların çeşitli dijital platformlarda manuel ve zaman alıcı görevleri gerçekleştirirken yaptıkları hareketleri kaydetmek için RPA teknolojisi kullanılır. Daha sonra otomatik botlar bir insanın yaptığı gibi, fakat çok daha verimli ve istikrarlı bir şekilde bu dijital platformlarla konuşarak, kaydettikleri bu davranışları taklit ederler.
Yaygın RPA örnekleri ve kullanım alanları arasında veri girişi, veri toplama ve fatura işleme otomasyonlarını sayabiliriz.
Çalışanların manuel ve rutin işleri robotik süreç otomasyonu araçlarıyla otomatik hale getirilerek daha kritik olan gündelik faaliyetlerine daha fazla odaklanması sağlanır. Bu da verimlilik, moral ve beceri gelişimi konusunda kayda değer artışlarla sonuçlanır.
BPM Nedir?
Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM), işletme hedeflerini, işletmedeki diğer sistemleri, çalışanları, müşterileri ve kuruluş sınırları içinde ve dışındaki iş ortaklarını desteklemek adına işletme aktivitelerine yönelik modelleme, otomasyon, uygulama, kontrol, ölçüm ve optimizasyon süreçlerinin herhangi bir kombinasyonunu içeren bir disiplindir.
Kuruluşlar, Kurumsal Süreç Yönetimini (BPM) işletme süreçlerini kurmak, yönetmek ve optimize etmek için kullanırlar. BPM her bir sürecin bağımsız olarak değerlendirilmesini ve aynı zamanda da bu sürecin kuruluş genelindeki rolünün göz önünde bulundurulmasını gerektirir.
BPM’in kilit özelliklerinden birisi, olabildiğince fazla aktiviteyi optimize etme amacıyla süreçlere düzenli olarak ince ayar yapılmasıdır. Bu ince ayarlar süreçteki tek bir adımın silinmesi kadar kolay ya da tüm sürecin baştan sona yeniden inşa edilmesi kadar karmaşık olabilir.
Özetle, Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM) çözümleri işletme süreçlerinin tanımlanması, denetlenmesi ve ölçülmesi için kullanılır.
BPM ile RPA Arasındaki Temel Farklar
Tüm kuruluşlarda, yapılması gereken işi yerine getirmek için bir sürece bağlı iş akışları içinde yerine getirilen bir dizi aktivite ve kararlar bulunur.
BPM, iş akışı otomasyonu alanında, işletme süreçlerinin baştan sona kadar optimizasyon ve otomasyonunu sağlayan kapsamlı bir stratejidir. Öte yandan RPA ise işletme süreçlerinin bir parçası olarak botlar tarafından yerine getirilen daha küçük, tekrar eden faaliyetlerle ilgilenen bir teknolojidir.
RPA, otomasyon teknolojileri çatısı altında bulunan özel bir alandır. Otomasyon teknolojileri yelpazesinin bir ucunda makrolar ve ekran kaydediciler, diğer ucunda ise kurumsal süreç yönetimi çözümleri bulunur.
Birçok kişi RPA’ın tıpkı ileri BPM yazılımları gibi, görevleri baştan sona kadar otomatik hale getirdiğini düşünür, fakat bu doğru değildir.
RPA uygulamaları kapsamlı araçlara sahiptir. RPA, BPM araçlarının iş akışı ve karar motoru gibi özelliklerinin yanı sıra yalnızca uygulama programlama ara yüzleri (API) ve veri katmanlarıyla değil, kullanıcı ara yüzleri aracılığıyla da herhangi bir uygulamaya entegre olmanıza olanak tanıyan entegrasyon araçlarına da sahiptir.
Bu faaliyetler genellikle bir sürecin en başında gerçekleştirildiği için RPA bu süreçlerin otomasyonunda büyük bir rol oynayabilir, fakat onların yerini alamaz.
BPM ise verimliliği artırma amacıyla temel işletme süreçlerinin basitleştirilmesi ve yeniden yapılandırılmasını sağlar. Çeşitli koşullar altında nasıl performans gösterdiklerini değerlendirerek, değişiklikler yaparak, geliştirilmiş süreçleri denetleyerek ve onları düzenli bir şekilde geliştirerek işletme süreçlerini bir adım ileriye taşır.
İrili ufaklı tüm kuruluşlar daima süreçlerini geliştirme peşindedir; fakat artık buna ilave olarak otomasyon prosedürleriyle de ilgileniyorlar. Bunu sonucu olarak BPM ile RPA arasındaki etkileşim de gelişiyor.
Özetlemek gerekirse, RPA ile BPM birbirini karşılayan kavramlar değildir. Her ikisi de süreç geliştirme aracı olarak kullanılsa da etki alanları farklılık gösterir ve her farklı senaryo, biri ya da diğerinin sürece daha fazla dâhil olmasını gerektirir. Aslında çoğu durumda her ikisini de birlikte uygulamak optimal yaklaşımdır.
| BPM | RPA | |
| 1- Teknoloji | BPM işletme süreçlerindeki darboğazları tespit eder ve bunları daha kısa döngü süreleri elde etmek üzere düzenler. | RPA, zaman alan ve tekrarlı basit işler yapabilen botlar oluşturmak için kullanılır. |
| 2- Hedefler | Bir kuruluşun işletme yapısını teşkil eden süreçler için istikrarlı bir temel oluşturur | Genellikle insanlar tarafından yerine getirilen tekrarlı faaliyetleri otomatik hale getirir. |
| 3- İnsan Etkileşimi | İnsan görevleri otomatik süreçlerle entegre edilir. | Otomatik süreçlere olan müdahale gereksinimini azaltır ya da tamamen ortadan kaldırır. |
| 4- Fonksiyon | Yapısal düzeyde çalışır. | Yüksek düzeyli görseller ve kullanıcı ara yüzleri ile çalışır. |
| 5- ROI | BPM, daha uzun bir süre boyunca verimlilik artışı, maliyet tasarrufu, çeviklik, üretkenlik ve uyumluluk sağlayan uzun vadeli bir yaklaşımdır. | Faydalar hızlıca elde edilebilir. |
| 6- Uygulama | Uygulama daha uzun sürer, fakat tüm işletmede devrim yaratma ve verimliliği artırma potansiyeline sahiptir. | Çözümler kuruluşun mevcut teknik ekosisteminde sorunsuz bir şekilde çalışabileceğinden, RPA uygulaması kayda değer bir çaba gerektirmez. |
BPM ile RPA’yı Bir Arada Kullanın
İşletmeler, BPM ile RPA’yı bir arada kullanarak dijital dönüşüm faaliyetlerinde süreç otomasyonunu uçtan uca yönetebilir.
BPM süreçleri tanımlama, dijital ortamda çalıştırma ve geliştirme, izleme, raporlama, istisnaların yönetimi ve karmaşık karar alma süreçlerinden sorumludur.
RPA ise yazılım robotlarından oluşmuş bir dijital işgücü ile süreçler içerisinde tanımlanmış işlerin kesin doğrulukla yönetilmesinden sorumludur.
