| Fevzi Öztürk |
İlk ECM ve BPM uygulama dalgası, büyük ölçüde “kendi kendine yeten” süreçlere, satınalma ya da fatura ödeme gibi, tek bir sahibi olan ve tipik olarak işletmenin tek bir biriminde geçerli süreçlere odaklanmıştı. Ancak İşletmeler içeriden dışarıya doğru çalışan süreçlerden, dışarıdan içeriye (yani müşteri merkezli) çalışan iş süreçlerine geçtikçe süreçlere daha karmaşık bir hal almaya başladı.
İş süreçleri departmanlar arası çok sayıda süreç ve katılımcıdan oluşan geniş bir değer zincirinin parçasıdır. Her bir değer zinciri, içinde barındırdığı süreçlerde oluşturulan ve kullanılan içerikler tarafından yönlendirilir. Ancak iş ve süreç hedeflerine ulaşmak için bu bilgilere erişmek ve bunları kullanmak için ortak bir platform gerekir.
• Gerçekleştirilmesi gereken görevler,
• Bu görevleri yerine getirmekten sorumlu çalışanlar,
• Bu görevleri tamamlamak için gereken veri ve içerik.
Bir satışla başlayarak ürün teslimi ve müşteri hizmetleri ile biten değer zincirinde birbirinden bağımsız çalışan süreçler arasında, bir ECM platformu aracılığı ile bağlantı kurmak bu dijital çalışma alanlarını oluşturma yaklaşımına iyi bir örnektir.
Süreçlerin her aşamasında çalışanların görevlerini yerine getirmek için birbirinden farklı bilgi ve yazılım ihtiyaçları var. Bu nedenle bir işletme bu çalışma alanlarını bütünleşik bir sistem olarak düşünmedikçe, büyük bir verimsizliğin (“bilgileri bir sistemden diğerine kopyalamak / yapıştırmak zorunda olduğum anlamına mı geliyor?”) ve müşteri hayal kırıklığının (“bu bilgiyi zaten verdim, birden fazla kişiye mi vermem gerekiyor? Neden elinizde yok?”) tohumlarını atar.
Bu zorlukların üstesinden gelmek için iki temel konuya dikkat etmek gerekir.
• İşletmeler bu süreçler ve süreçlerin birbirileri ile olan ilişkisini tanımlamak için ortak bir dil ve platform oluşturmalıdır. Bu, insanları, görevleri, verileri ve içeriği kapsayan ortak ve tutarlı bir platformun ve yöntemin belirlenmesi demektir. Bu ortak platform ve yöntem olmadan, departmanlar arası bir değer zinciri yaratmanın bir yolu yoktur.
• Bir değer zincirindeki süreçlerin her biri için gereken içerik çoğunlukla ya ortaktır ya da benzerlik gösterir. Bu nedenle gerekli kritik içeriği birden çok departmanda ya da süreçte kullanılabilir kılmak için ortak bir platform gereklidir. Buna ek olarak, bir süreç içindeki çalışmaların çoğu genellikle belirli bir uygulamada yapılır (örneğin, satışta bir CRM sisteminde, üretim ve finansta bir ERP sisteminde gibi). Dolayısıyla, çalışanların işlerini yaptıkları iş uygulamasından gerekli içeriğe erişmeleri için kolay ve şeffaf bir yol olmalıdır.
Her işletme, işlerini otomatikleştirmek ve dijitalleştirmek için yoğun çaba harcıyor. Üst düzey yöneticiler konferanslara gidip, akıllı dijital dönüşüm için gerekli olan altyapının ve becerilerin bazılarının ECM ve BPM ile ilgili geçmiş deneyimlerinde olduğunu fark etmeden, işletmelerinde iddialı bir “Dijital Dönüşüm” girişimine ihtiyaç duyulduğu inancı ile geri dönerler.
ECM sistemleri açısından dijital dönüşüm çabalarında odaklanılması gereken, belirli iş hedefleri için bu iş süreçlerinde ihtiyaç duyulan içeriği gerektiği zaman gerekli süreç paydaşları ile paylaşılmasını sağlayan uygulamalara geçmektir. Aynı zamanda mevcut kritik iş uygulamaları ile bu uygulamalarda gerekli içeriği sağlayacak bir platformu işletmede hayata geçirmek, ECM ve BPM sistemlerinin uzun yıllardır vaat ettiği yararların gerçekleştiğini görülmesini sağlayacaktır.
Sonuç olarak ECM ve BPM sistemleri ile dijital dönüşüm, işletmelerdeki süreçlerde insan müdahalesinin en aza indirilmesini, zaman kaybını, gereksiz maliyetleri, hataları önler ve işletmeleri daha verimli hale getirir.
