Pek çok lider, teknoloji araçlarının kurulmasını, süreçlerinin tanımlanmasını ve video konferans hesaplarında kalıcı olarak oturum açmasını sağlayarak ekiplerini uzağa taşımanın ilk engellerini aşmış görünüyor. Ancak bu, uzaktaki çalışanlar için etkili bir çalışma ortamı yaratmanın ilk adımıdır.
Sormamız gereken bir sonraki kritik soru “Evden çalışan insanları nasıl motive edersiniz?”
Bu soru şimdi çok daha önemlidir, çünkü Covid-19 gibi krizler sırasında insanlar işletmenin karşılaşabileceği daha büyük ve yeni sorunları çözmek yerine doğru sayıda çağrıyı yanıtlamak, onaylanmış proje planını takip etme gibi taktiksel çalışmaya odaklanmış durumdalar.
Ancak bazıları, zorluklar ne olursa olsun, kriz zamanlarında diğerlerinden daha fazla öne çıkabiliyor. Pazar payı ve yaşam boyu müşteri sevgisi kazanabiliyorlar. Verimliliklerini çok daha iyi artırabiliyorlar. Başka bir deyişle, uyum sağlayabiliyorlar. Uzaktan üretkenlikle ilgili akademik araştırmalar karışık olsa da (bazıları azaldığını söylerken diğerleri artacağına ön görüyor) sonuç olarak başarınızı bunu nasıl yaptığınız belirliyor.
İlk olarak, şu anda evden çalışmanın motivasyonu azaltma olasılığının yüksek olduğunu belirtmek önemlidir.
Evden çalışmanın da dâhil olduğu 2010 ile 2015 yılları arasında, dünya çapında 20.000’den fazla işçiye anket yapıldı. 50’den fazla büyük şirket analiz edildi ve insanları neyin motive ettiğini bulmak için çok sayıda deney yapıldı.
Evden çalışanların ofiste çalışanlara karşı toplam motivasyonu ölçüldüğünde, evden çalışmanın daha az motive edici olduğunu görüldü. Daha da kötüsü, insanların nerede çalışacakları konusunda seçenekleri olmadığında, farklar çok daha büyüktü. Toplam motivasyonun 17 puan düştüğü gözlendi.
Genel olarak iş performansının düşmesine sebep olan 3 faktör bulunur ve muhtemelen Covid-19 etkisi ile daha da artmış durumda. İnsanlar işlerini kaybetme, kiralarını ödeyememe ve sağlıklarını koruma konusunda endişelendikçe, duygusal ve ekonomik baskıda artıyor. Her gün haber bültenlerinde nasıl güvenli market alış verişi yapılır ve benzeri konular hakkında sorular soruluyor. İş yerlerindeki durgunluk genel olarak bir şeyler denemenin anlam kazanıp kazanmamasına göre değişiyor.
İş performansını artıran 3 olumlu motive edici etkende bulunuyor. Maalesef mevcut ortam bu unsurların etkilerinin kolaylıkla azalmasına sebep olabilir. Eğlenmek motivasyonu artıran en önemli etkenlerden biri işi eğlenerek yerine getirmek her ne kadar motivasyonumuzu tepede tutsa da uzaktan işi yapmanın zorlaştırılması bu motive edici etkininde azalmasına sebep verebilir. Örneğin, insanlar bir meslektaşıyla problem çözmenin keyfini ya da herkes gibi odadayken karar verme kolaylığını özleyebilir. Ekibin, müşterilere ve meslektaşları üzerindeki azalan etkisini etrafta kendilerine hatırlatacak biri olmadığında amaçta ortadan kalkabilir. Son olarak insanlar kendilerini öğreten ve geliştiren meslektaşlarına erişim sağlayamazlar ise potansiyel de azalır.
Eğer yöneticiler bunu değiştirmek için harekete geçmezlerse, insanların motivasyonundaki değişimler Covid -19 sonrası hedeflenen iyileşmenin üretkenlik artışı gerektireceği sırada maalesef uyum, kalite ve yaratıcılıkta bir düşüşe yol açacaktır.
Liderler Ne Yapabilir?
Bir çalışanınıza kanser teşhisi konulduğunda doğal olarak ilk yaptığınız, hastalığına odaklanabilmesi için iş yükünün azaltmaktır. Tabi ki % 100 dinlenmesi gereken zamanlar da vardır. Ancak en iyi motive edici unsur olan eğlenmeyi ve amacını da elinden almış oluyoruz. Aslında onun için çalışmak, her gün alacağı endişe verici haberlerden uzaklaşmasını sağlayan bir nevi mola gibidir. Yine aynı sebeplerden dolayı etrafımızda çokça gördüğümüz insanların evde oturmak yerine bisiklet kurye kulüpleri kurması, Fitness eğitmenlerin çatı katlarında online ücretsiz yayın yapmaları ve de akademisyenlerin öğrencileri ile sanal sınıflar ve atölyeler düzenliyor olmasını örnek olarak verebiliriz.
Yöneticiler, evden çalışma durumlarında çok az seçenek olsa dahi işin, ekiplerinin ihtiyaç duyacağı desteği sağlayacağını her zaman hatırlamaları gerekiyor. Bunu sağlamakta ki temel başarı ise katı süreçler, yönergeler ve prosedürler yoluyla işi taktiksel hale getirme eğilimine direnmekte yatıyor. Bir yere kadar sınırlar ve yönergeler insanların hızlı hareket etmesine yardımcı olur ama fazlası çok sayıda insanda kısır bir motivasyon kaybına sebep olur. Bu durumda insanlar problem çözmeyi ve yaratıcı düşünmeyi bırakıp asgari olanı yapma eğilimi gösterirler.
Ekiplerinizin işleriyle meşgul olmasını istiyorsanız, çalışmalarını çekici hale getirmelisiniz.
Bunu yapmanın en güçlü yolu, insanlara gerçekten önemli olan sorunları deneme ve çözme fırsatı vermektir. Bu sorunlar her ekip ve organizasyon için aynı olmayacaktır. İlk başta tespit edebilmek bile kolay olmayacaktır. Çalışanlarınızın bunu yapmasını yardımcı olabilmeniz için onlara şunları sorun: Müşterilerimize harika hizmeti nerede sunabiliriz? Ekibimizin düzeltebileceği sorunlar nelerdir? Korku anında bile büyümeyi nasıl tetikleyebiliriz? Bu sorular neden kritik, değerli ve ilginç?
Dünya üzerinde bu tarz çalışmayı benimseyen pek çok firma bulunuyor. Bir ilaç şirketinin klinik deneyler ekibi, hastanelerin bu kriz sırasında denemelere öncelik vermesine ve güvenliği sürdürmesine yardımcı olmanın yollarını arıyor. Flexport’taki ekipler, kritik malların dünya çapında nasıl sevk edileceğine, müşterilerinin tedarik zincirinde nasıl çalışacağına ve tedarikçilerini işlerinde tutmak için ipuçları paylaşmaya ilişkin fikirler üretiyor. Bu firmalarda üretkenliğin yükseldiği ve geliştiği gözlemlenmiştir.
Onları bu kadar başarılı yapan şey, yalnızca devasa yeni programlara veya CEO onayına ihtiyaç duyan yaklaşımlara bel bağlamıyor olmalarıdır. Takımdaki her bir bireye karşılaşılan her türlü problemin çözümünde kendisinin de katkısı olabileceğini hissettirmenin yollarını buluyorlar. Sizin durumunuzda bu zorluk, müşterilerinizi daha iyi karşılamak veya yeni programlara uyum sağlamak kadar küçük bir şeyden, daha önce yüz yüze yaptığınız işinizi online hale getirmek gibi büyük bir şey aralığına kadar değişebilir.
Covid-19 ile günümüzün zorlukları göz önüne alındığında, uzaktan çalışan ekipler için bir dizi öneri verebiliriz.
-Birincisi, ölçtüğünüz şey, çalışanlarınızın önemsedikleri hakkında en güçlü sinyali verir. Onların motivasyonlarına önem verdiğinizi göstermek istiyorsanız tercih edeceğiniz bir anket aracını kullanabilirsiniz. Daha sonra onlar ile motivasyonlarını nelerin düşürdüğü ve diğer günlerde yükseltmek için neler yapılabileceği hakkında konuşabilirsiniz.
-Örneğin şu tür sorular sorabilirsiniz: Şu anda mevcut durum sizi nasıl etkiliyor? İnsanların iş ortamlarını daha eğlenceli ve amaç bulmaya yönelik ne gibi ipuçları verebilirler? Bu sizin çalışanlarınızı dinleme ve onlar için herkesin konuşabileceği güvenli bir ortam yaratmanızı sağlar.
-İkincisi, haftalık rutinlerinizin sadece taktiksel çalışmaya odaklanmadığından emin olmanızdır. Örneğin cevaplamanız gereken çağrılar, kontrol etmeniz ve gerçekleştirmeniz gereken somut planlar gibi. Haftanızın yarısı, izlenecek bir planın olmadığı bunu yerine deneyim ve problem çözmeye dayalı uyarlanabilir performansa odaklanılmalıdır.
Bunun için şu şekilde bir ritim izleyebilirsiniz;
Pazartesi: Ekibiniz için performans değerlendirme toplantısı düzenleyin.
- Geçen hafta nasıl bir etkimiz oldu ve neler öğrendik?
- Bu hafta ne gibi taahhütlerimiz var ve her biri için kimler sorumlu?
- Bu hafta yapmamız gerekenler için birbirimize nasıl yardımcı olabiliriz?
- Bu hafta performansımızı artırmak için deneyim kazanmamız gereken bir alan var mı?
- Ne tür bir deneyim için uğraşıyoruz ve kim çaba gösteriyor?
Salı – Perşembe: Her bir ekip üyeniz ile en az bir bireysel toplantı yapın. Çalışanlarınızı motive etmeye yardımcı olmak için, biraz daha zor olan problemlerin üstesinden gelmelerine yardımcı olmaya odaklanın. Ayrıca ekibinizin haftalık kazanmış olduğu deneyimleri paylaşabileceği ve karşılaşılan problemleri beraber çözebilecekleri haftalık toplantılar organize edebilirsiniz.
Cuma: Fikirlere odaklanın. Haftalık kazanılan deneyimlerden bilgi toplayıp sunun. Bu, ekip üyelerinin metriklerini ve sezgilerini paylaştığı proje gruplarının sunumları olabilir. Birbirinizin motivasyonunu ve ilerlemesini kontrol edebilmek önemlidir. Çalışanlarınıza nasıl hissettiklerini sorarak örnek olabilirsiniz. Motivasyon konusunda nerelerde zorluk yaşadıklarını, nerelerde kendilerini geliştirebildiklerini sorabilirsiniz.
Bu tür bir yaklaşım finansal kriz anlarında da başarıya ulaşmıştır. Çoğu finansal hizmet ekibi kuralları ve süreçleri iki katına çıkarırken ipotek ve öz sermaye alanlarında çalışan binlerce kişiye çözebilecekleri, yenilik yapabilecekleri ve uyarlayabilecekleri sorunların belirlenmesinde yardımcı olunarak motivasyonlarının hızla yükseldiği görülmüş, Statükoyu %200 geride bırakarak evlerini kaybetme riski olan müşterilerilerine yaratıcı, kazan-kazan çözümler bulmuşlardır.
2008 yılında gördüğümüz gibi ekiplerin deneyim kazanıp uyum sağlayabilecekleri gibi baskı altında geri çekilebilmektedir. Yüz yüze bir ekip yerine uzaktan yönetilen bir ekip ile üretkenliğinizi ve büyümenizi üst seviyelere taşıyacak eylemleri amaç edinin. Bu, Pandemi sonrası bile size ve ekibinizi enerjik tutabilecek bir mücadele olacaktır.
Yasin Kürşad BahadırReferans: https://hbr.org/2020/04/how-to-keep-your-team-motivated-remotely
