İş akışı yönetimi uygulamaları, hantallaşmış ve verimsiz iş süreçlerini otomatikleşme arzusundan doğdu. Firmalar büyüdükçe manuel yürüyen süreçleri yönetmek zorlaştı. Bu ihtiyacı karşılamak üzere geliştirilen eski iş akışı uygulamalarında işler basit bir görev listesi ara yüzü ile yönetiliyordu. Doküman yönetimi de genelde tanımlı tek süreç üzerinden çalışıyordu. Diğer uygulamalar ile entegrasyon sağlamak için ise çok fazla geliştirmeye ihtiyaç duyuluyordu. Maliyetlerde bu ihtiyaçlarla orantılı artıyordu.
Günümüzde ise uygulamalar çok katmanlı yapılardan oluşuyor. Karmaşık elektronik formlar, kural motorları ve doküman yönetimi sistemleri ile beraber çalışıyor. İş akışlarında entegrasyonlar çok sık kullanılıyor ve bu sayede istenilen her süreç modellenebiliyor. Entegrasyonlar için hazır konektörlere sahip uygulamalarda ise entegrasyon maliyeti sıfıra bile inebiliyor.
Geçmişten bugüne iş akışı yönetiminin kat ettiği yolu düşünürsek değişen çağ ile aynı hızda devam edeceğini öngörmek yanlış olmaz. Her geçen gün çıkan yeni teknolojilerle uygulamalar yeteneklerini artırıyor.
Hızla gelişen iş dünyasında bu değişime ayak uydurmak, yüksek dinamiğe sahip uygulamalarla mümkün olabiliyor. Pazardan gelen taleplere en hızlı yanıt verebilen, süreçlerini iyileştiren firmalar hep bir adım önde oluyor. İş akışı yönetimi uygulamaları ise bu değişimde anahtar rol oynuyor. Ancak bu değişimi destekleyecek iş akışı uygulamaları etkili çözümler üretebilmeli, diğer uygulamalar ile entegrasyon yapabilmeli böylelikle firma içerisinde merkezi konumda bulunabilmelidir.
İş akışı yönetimi uygulamaları manuel ve yavaş ilerleyen şirket süreçlerini daha verimli ve hızlı yapmaya olanak sağlar. Süreçlerinizdeki bilgiyi optimize eder. Süreçleri otomatikleştirme, simüle etme ve izleme özellikleriyle firmalar gelecek stratejilerini belirler. İşte bu stratejiyi belirleyebilmek için birçok bileşene ihtiyaç vardır. İş analisti ve süreç sahibi bu bileşenlerin olmazsa olmaz iki parçasıdır.
İş analisti, süreçleri analiz eder ve uygulama üzerinde akışı uyarlar. İş akışı motoru, kural motoru ve süreçteki kullanıcıların otomatik belirlenmesi gibi özellikler sayesinde süreci otomatikleştirir. Sürecin sahibi ise bilgi akışı sayesinde süreci izler, raporlar ve optimize eder. Bu süreçleri yürütmek için uygulamalar temel ve karmaşık özellikler barındırırlar.
İş akışı yönetimi uygulamalarının 6 tane temel özelliği vardır.
- Akış modelleme: En temel özelliği diyebiliriz. Basit bir modelleme aracı süreçlerinizi hızla tasarlayabilmenizi sağlar. Başarısız olan projelerin çoğunda bu aracın yetersiz veya çok karmaşık olduğunu söyleyebiliriz.
- Akış otomasyonu: Akışların yönlenmesini ve otomatik ilerlemesini sağlar. Otomasyon sayesinde geleneksel yöntemlerden çok daha kısa sürede süreçleriniz tamamlanır.
- Eş zamanlı çalışma: Farklı lokasyonlardaki çalışma arkadaşları ile eş zamanlı olarak dokümanlar ve raporlar inceleyebilmesini sağlar. Yapılan her değişiklikte aynı anda görüntülenir.
- İş kuralları yönetimi: İş kuralları yönetimi, sistem yöneticisinin uygulama tanımlamalarını kolayca değiştirmesini sağlar. Firmanın süreçleri yönetmesine ve değişikliklere hızlı yanıt vermesine olanak tanır.
- Özelleştirilebilir ara yüz: Kullanıcı dostu ara yüzü oluşturma ve kullanıcıların iş yapış şekline kendi ekranını özelleştirmesini sağlar.
- Anlık raporlama: Raporlar işleri yürütürken sağlıklı karar verilmesini sağlar. KPI panosu her kullanıcının performansını izleyebilmesi için büyük önem taşır.
Yukarda bahsettiğimiz temel özelliklere ek olarak iş akışı yönetimi uygulamaları gelişmiş yetenekler sunar. Bu özellikler diğer firmaların önüne geçmek için büyük potansiyel sunar.
Alt İş Akışları
İş akışları, bir diğer akış arasında otomatik olarak veya kullanıcıların tetiklemesiyle birbiri arasında geçiş yapabilir. Bu akışlar istenilen akışlar ile entegre çalışabilir. Bilgi belirlenen yönde akar.
Gelişmiş Form Tasarımı
Elektronik formlar; akışlardaki adımları ilerletmek, atanan görevleri tamamlamak için kullanılan ara yüzdür. Formlar kullanıcı taleplerine yanıt verecek kapasitede olmalıdır. Bu da esnek bir form yapısına sahip olmayı gerektirir.
Form sihirbazları ile otomatik kod üreterek form üzerinde birçok özel kural tanımlanabilir, farklı platform ve uygulamalar ile entegrasyon yapılabilir.
Simülasyon
Akışlar ve formlar yayınlamadan önce ön izlemesi alınabilir. Gelişmiş simülasyon, akışları kullanıcı testlerine geçmeden önce optimize etmeyi sağlar. Yapılan hataları önceden tespit eder.
Gelişmiş Akış Tasarımı
BPMN 2.0 akış modelleme, sürükle/bırak yöntemi ile karmaşık süreçleri kolaylıkla tasarlanmasını sağlar. Oluşturulan taslaklar versiyonlanabilir. İstenilen versiyonlar arasında geçiş yapılabilir. Tasarımlar platformlar arasında taşınarak operasyon sekteye uğramadan değişiklikler yönetilebilir.
İş Listeleri
Kullanıcılara atanan işlerin listelendiği ve bazı istatistiklerin takip edildiği ekrandır. Kullanıcılar iş adımlarını bu ekrandan ilerletir. İşlerin öncelikleri, en son kimin gönderdiği ve ne zaman geldiği gibi bilgiler gösterilir. Kullanıcılar kendi ekranlarına kayıtlı aramalar, işlerin farklı kriterlere göre sıralama gibi özellikler ekleyerek kişiselleştirebilir.
Sistem Raporları
Uygulama içerisinde performansları ölçmek, akışların durumunu görmek, arşiv ve akış istatistiklerini inceleyebilmek için bir dizi rapor bulunur. Bu raporlarda süreçlerle ilgili birçok bilgi bulunur. Bu bilgi süreçleri iyileştirmek için kullanılır.
Doküman Yönetimi
Dokümanlar süreç yönetiminin bir parçasıdır. Uygulamaya yüklenen bir doküman süreç boyunca eklenti olarak akışla beraber ilerler. Akışın bir parçası olarak saklanan dokümanlara tanımlanan indeks alanları ile kolayca ulaşılması sağlanır.
Dinamik Görev Ataması
Tasarlanan süreçlerde bir kural seti oluşturularak kişiden bağımsız görevler atanır. Bu sayede her adım için tanım yapılmaz. Kural setindeki rollere göre görevler otomatik olarak atanır.
SLA Statü Göstergesi
Süreç önceliği ile kullanıcılar atanan işleri görsel olarak ayrıştırarak (örneğin gri, sarı, turuncu ve kırmızı renklerde görerek) sıralandırabilir. SLA süresi tamamlanana kadar iş adımının statüsü zamanla listede farklı bir renge (griden kırmızıya gibi) dönüşür. Bu sayede kullanıcılar da daha verimli çalışabilir.
Entegrasyon
Uygulama web servis, veri tabanı ve konektör aracılığıyla diğer uygulamalarla veri alış verişinde bulunabilir. Hazır konektörler sayesinde hiç kod yazılmadan ara yüz tanımlamaları ile entegrasyon yapılabilir.
İş akışı yönetimi uygulamalarında temel ve gelişmiş özelliklerden kısaca bahsettik. Bahsettiğimiz tüm özelliklere sahip uygulamaları bir şirketteki yazılımlarının tam ortasında konumlandırılabilirsiniz. Böylece bir orkestra şefi gibi tüm bilgi akışını yönetebilirsiniz.
Eren Aktaş
PMP, Müşteri Hizmetleri Yöneticisi
