| Yasin Kürşat Bahadır |
Birçoğumuz, şirket organizasyonu denildiğinde aklımızda hiyerarşik organizasyon şemasını canlandırırız. Bu bir Genel Müdür, bir alt sırada müdürlerin ve onların altında ise kendilerine bağlı olan sorumluların yer aldığı piramit bir yapıdır. Şirketin faaliyetleri ise genel olarak ast-üst ve emir komuta zinciri altında devam eder.
Bu yazı günümüzde artan bilgi akışına ve hiyerarşik yapının süreç yönetimi üzerindeki etkisini baz alarak yeni alternatif bir organizasyon ilkesini anlatıyor. Etkin süreç yönetimini ve dinamizme dayalı yeni ve gelişen bir kavram olan Wirearchy (Ağ düzen) tanımlıyor.
Nedir Wirearchy (Ağ düzen)?
Wirearchy sözcüğünün Türkçe karşılığı bulunmuyor. Aslına bakarsanız kaynak olarak baktığınız İngilizce sözlüklerde de kayıtlı değil. TDK “hierarchy” kelimesini hiyerarşi olarak çevirerek “Sıra düzen” ile içselleştirmiş. Bu terimi Hasan Bey (Hasan Baltalar-Kurumsal Aile Danışmanı) paralel bakış açısı ile Ağ Düzen olarak sitesinde ifade etmiş. Gerçekten de bilgi akışının ve aktivitelerin birimler arasındaki etkileşiminin bir ağ şeklinde olduğunu aklımızda canlandırabilirsek, doğru bir ifade olduğunu düşünebiliriz.
İlk defa Jon Husbond tarafından 1999 yılında ortaya atılan bu yaklaşım, günümüzde teknolojinin gelişimi ile insanlar arasında yoğun bir bilgi alışverişi olduğunu, en üstten hiyerarşik olarak yönetildiği ve gücün üsten alta iletildiği organizasyonların bunu hesaba katarak yapılarını değiştirmesi gerektiğinin altını çiziyor.
Husbon ayrıca sitesinde Ağ düzeni (Wirearchy) “Birbirine bağlı insanlar ve teknolojinin oluşturduğu bilgi, güven ve kredibiliteye dayanan güç ve otoritenin iki yönlü dinamik akışıdır.” ifadesini kullanıyor.
İnternet ve Web’in günlük yaşamımıza çok fazla etkisi olduğunu biliyoruz. Napster, Amazon, eBay, Dell, Flickr, MySpace gibi bilgi toplama ve yayma işlemlerini Web’e taşıyan girişimcilerin yükselişini (bazen düşüşünü) gördük. Bu konuda insanların gerçekleştirdikleri ve birlikte iş yaptıkları her türlü alanda, organize faaliyetlere liderlik etmek ve yönetmek için model olarak komuta kontrolünün erozyona uğradığı ile ilgili düzinelerce yazı yazılmıştır.
Organizasyonal tasarım ilkeleri çözüm veya metot yada en iyi uygulama değildir. İlke, bir sistemde doğru olan ve sistemin özüne hitap etmek için tanımlanmış bir şeydir. Sistemin yapılandırılma ve çalışma şekline karakterize eden, o sistemin kurallarını doğuran şeydir. Prensipler amaç, bağlam ve işlerin nasıl yürütülmesi gerektiğini tanımlamak- tasarlamak için kullanılır. Kısaca sistemin özüne hitap eden ve onu oluşturan, aktivite modelleri ve bu modelleri yöneten idari gücü yaratan, yaşayan bir sistemde var olabilmeyi ve hayatta kalmayı ifade eder.
Ağ düzen (Wirearchy) birbirine ağ şeklinde bağlı bir dünyada etkinliği somutlaştırmayı ve harekete geçirmeyi daha iyi anlamamıza yarayan öncelikli ve gelişmekte olan organizasyon ilkesidir.
Ağ düzenin çalışma tanımı ise “Teknoloji tarafından sağlanan sonuçlara, bilgiye, güvene ve birbirlerine bağlı insanlara odaklanan dinamik, iki yönlü güç ve otorite akışıdır.”
Günümüzde pek çok firma hiyerarşik olarak (Sıradüzen) düzenlenmiş organizasyon şemaları ile yönetiliyor. Maalesef bu organizasyon yapısı günümüzde şirketlerin iş yapış şeklini ifade etmekte yetersiz kaldığından artık etkinliğini kaybetmektedir. Her bir basamak bir üst basamağın sınırlayıcı etkisiyle körelmeye yüz tutuyor ve yeni liderlerin oluşmasına engel teşkil ediyor. Ağ düzen yapısında ise engelleyici sınırların olmaması bireysel becerilerin güçlenmesi ve liderliğe yönelmesini sağlıyor. Böylelikle organizasyonun yeni liderler üretmesine ve kurumsallaşmasını kolaylaştırıyor.
Her iki tip organizasyon yapısı arasındaki farklılıklara bakacak olursak;
-Sıradüzen organizasyonlarda kısa bir analiz ile organizasyon şeması kolayca oluşturulabilir oysaki Ağdüzen şeması için iş süreçlerinin tanımlanması gerekir ki bu aylar alabilir.
-Sıradüzen organizasyonlarda ast-üst veya emir-komuta zinciri gözlemlenebilir fakat iş yapış şekli anlaşılamaz. Ağdüzen yapıda ise şirket içindeki tüm bilgi akışını ve isleyişin nasıl olduğunu anlamak mümkündür.
-Sıradüzen organizasyonda birimler iş ile doldurulmayı bekler. Ağ düzen yapılar, aktiviteler üzerine kurulduğundan birimlerin boşta kalması denen bir durum yoktur. Her bir aktivitenin sorumlusu bulunur.
-Sıradüzen şemaları temelde piramit şeklinde ifade edilir. En yetkili kişi en tepededir. Ağ düzen yapıda ise bu kişi şemanın herhangi bir yerinde olabilir. Konumunu kişinin süreçteki aktiviteleri belirler.
-Sıradüzen yapılar statiktir. Çoğu yerde güncellenmemiş veya kullanılamayan organizasyon şeması görebilirsiniz. Ağdüzen şeması dinamiktir. Süreçlere bağlı olduğundan değişen süreçler ile birlikte kendisi de değişir.
Günümüzde şirketlerin mevcut geleneksel sıradüzen yapısını yeni Ağ düzen yapısına dönüştürmesi ne yazık ki pek kolay değil. Bunun için “Sosyal Ağ” kavramının şirketler tarafından özümsenmesi ve bu iş yapış kültürünü benimsemesi gerekiyor. Sosyal Ağ uzmanı Duperrin de organizasyonların er ya da geç bu yaklaşımı benimseyeceğini fakat ilk başlarda korku ile yaklaşacaklarını belirtiyor.
PaperWork, süreçlerde kullanılmak üzere organizasyon şeması oluşturmayı destekler. Klasik yönetim şeklinde olduğu gibi sıradüzen içeren organizasyon şemaları oluşturmak, bunu dış sistemler ile senkronize etmek mümkündür. Aynı zamanda Ağdüzen yapısı da desteklenir. Değişik süreçler için birden fazla organizasyon şeması oluşturulabilir. Her sürecin bir organizasyon şeması olabildiği gibi her kullanıcı aktivitesinin de sürecinden farklı bir organizasyon şeması olabilir. Bu esneklik de çevik organizasyon yapılarını destekler.
Referanslar:
www.wirearchy.com (what is wirearchy?) by Jon Husbond
www.hasanbaltalar.com (Sıradüzenden Ağ düzene) Hasan Baltalar
