Şirketler SAP sistemlerini canlıya almak için çok zaman ve para harcıyorlar. Sistemlerin lisans ücretlerinin yanı sıra, ağırlıklı olarak SAP sistemini şirket ihtiyaçlarına göre uyarlamak veya şirketleri SAP sisteminin süreçlerine adapte etmek için harcanıyor. Her ne kadar çok sayıda şirkette SAP sistemleri kurulmuş olsa da, bu, işin burada bittiği anlamına gelmiyor.
SAP, Envanter Yönetimi, Finansal Yönetim, Sipariş Yönetimi, Alım, Üretim ve benzeri alanlarda kurumun faaliyetlerini yürütmesi için gerekli olan standart süreçleri sağlar . Tüm bu standart süreçler oldukları gibi kullanılabilir veya çoğu SAP projesinde olduğu gibi, sisteminin uyarlanması esnasında şirketlerin ihtiyaçlari doğrultusunda özelleştirilir. Piyasa ve iş çevrelerindeki hızlı ve eşi benzeri görülmemiş değişiklikler karşısında, SAP sistemleri, mevcut ihtiyaçlara ayak uydurabilmeleri için düzenli olarak revize edilmeli ve güncellenmelidir. Pazar koşullarının ve iş yapma şekillerinin sürekli değişmesi, SAP sistemini de değişime zorlar . Ancak sistem üzerine değişiklik yapmak maliyetli ve uzun sürdüğü için , bu yeni ihtiyaçlar genellikle farklı sistemlerle giderilir. Çoğu zaman e posta ve excel üzerinde takip edilmeye çalışılır
Esneklik ve değişime çabuk uyum sağlama ,mevcut SAP yatırımında karşılık bulmayabilir. SAP üzerindeki değişiklikler, programlama bilgisine sahip kişilerce, yani ya şirketin bilgi işlem bölümü kaynaklarının ya da dış kaynaklı uzmanların kullanımıyla yapılır. Bu seçeneklerin ikisi de hayli pahalıya patlayabilir ve bilgi işlem bölümünüzün yükünü arttırarak, daha önemli görevlere odaklanmalarına engel olabilir. Yoğunluk ve maliyetlerden dolayı çoğu zaman SAP üzerindeki süreçlerde değişiklik yapılmaz. SAP sistemininin şirket ihtiyaçlarına ayak uydurmasını sağlamanın iki yolu vardır;
- SAP sistemini, işlevsellik gereksinimlerini karşılaması için değiştirebilirsiniz. Bu da, SAP’yi ABAP program kodunu kullanarak değiştirmek veya özelleştirmek demektir. Bu strateji, sistemi gelecek SAP versiyonlarıyla uyumlu hale getirmekte, çok pahalı ve zaman alıcı olabilir. Tıpkı, R3 platformundan, S4 HANA geçişinde olduğu gibi.
- Özel ihtiyaçlarınız için , SAP sistemine ekler yapabilirsiniz. Yeni yapılan geliştirmeler gereksinimleri tam olarak karşılayamayabilir ve bu da SAP sisteminin kendisinin de aynı sorunları yaşamasına neden olur.
PaperWork platformu, SAP ile entegre süreç uygulamaları geliştirmek için fiyat ve zaman avantajı sağlayan bir alternatif sunar . Platform, karar vermeyi kolaylaştırır, yasal zorunluluklara uyumu kolaylaştırır.
Süreç Entegrasyonunun Beş Biçimi
- Upstream processes
- Downstream processes
- Supporting processes
- External processes
- Embedded processes
Upstream Processes
Süreçler SAP sistemi dışında, PaperWork ortamında başlar. Belli bir noktada veya sürecin sonunda , Paperwork tarafından toplanan veriler, SAP sistemine aktarılır. Bu tarz süreçler genellikle, SAP erişimi olmayan kullanıcılar veya müşteriler tarafından, SAP sistemi dışında veri toplamak ve doğrulamak için kullanılır.
PaperWork, hazır SAP konnektörü ile kod yazmadan SAP sisteminizle veri alış verişinde bulunur. PaperWork platformunda toplanan veriler, konnektör üzerinden SAP sisteminize aktarılır. PaperWork SAP’ye BAPI’ler yoluyla entegre olduğu için, SAP tarafında yapılan değişikliklerden entegrasyon etkilenmez. Süreç ve form tasarım araçları kod yazmadan, veri toplama, doğrulama ve onaylama süreçlerini oluşturmakta, değişiklik yapmakta esneklik kazandırır.
Downstream processes
SAP sisteminde başlatılan ve belli bir noktada süreç verisinin PaperWork’e aktarıldığı iş akışlarıdır. Benzer şekilde SAP erişimi olmayan kullanıcılar sürece dahil olurlar.
Supporting Processes
Destekleyici süreçler, SAP kullanıcısı olmayan kullanıcılardan veri toplayarak ana SAP sürecini desteklemek için yürütülen iş akışlarıdır. Destekleyici süreçler ayrıca mevcut bir SAP sürecini tamamlama amaçlı, SAP’de uygulanmayan yeni süreçler de olabilirler. Sürecin önceden belirlenmiş bir aşamasında PaperWork verileri SAP den alır, destek iş akışını çalıştırır. Sonra, PaperWork süreç veri ve belgelerini, ana SAP sürecine geri aktarır.
PaperWork SAP konnektörü kullanıcıların, basit kolay kullanımlı, PaperWork ara yüzü ile, SAP üzerinden veri tutarlılığı için sorgular yapmasını sağlar. PaperWork’ün formunda bulunan veri alanları ve tablolar, SAP konnektörü üzerinden, SAP verisi ile doldurulur. Tüm süreç verileri sonraki işlemler için, konnektör üzerinden, hiçbir programlama becerisi gerektirmeden SAP’ye geri gönderilir. Bu sayede PaperWork tarafından toplanan veriler, eş zamanlı olarak SAP kullanıcıları tarafından da erişilebilir olur.
External Processes
Dışsal süreçler baştan sona kadar SAP dışında, bağımsız olarak çalışır. Fakat gerektiğinde veriler SAP’den okunur veya SAP’ye yazılır. Dışsal süreçler genellikle standart bir SAP sürecinin yerini alır veya SAP sisteminin veri bütünlüğünü bozmaksızın yeni bir süreç başlatılması ile SAP’yi genişletir.
Kullanıcılar, SAP konnektörü sayesinde, PaperWork’ün formları içinden, SAP kayıtlarını doğrudan sorgulayabilir, yaratabilir veya güncelleyebilir. Kullanıcılar, hiçbir kodlama becerisi gerekmeksizin, PaperWork platformunun herhangi bir kısmından, herhangi bir SAP modülüyle etkileşebilir.
Internal Processes
İçsel süreçler, SAP sistemi içerisinde yürütülen PaperWorkBPM süreçleridir. Dışsal süreçler gibi, içsel süreçler de temel olarak PaperWork platformunda tasarlanır ve yürütülürler. SAP kullanıcıları, ek bir kimlik doğrulamaya ihtiyaç olmaksızın, SAP kullanıcı arayüzünden kendi SAP kullanıcı kimlikleriyle sürece katılırlar. Bu tür süreçler PaperWork ve SAP sistemleri arasında güçlü bir entegrasyon gerektirir.
Yukarıda bahsi geçen süreç entegrasyon türlerini işletme ihtiyaçlarını karşılamak için, birleştirmek de mümkündür. Örneğin bir süreç, veri toplama, doğrulama ve onaylama amacıyla başlatılıp SAP sistemine aktarılabilir, keza bir destekleyici süreç, SAP sürecinin belli bir noktasında, SAP sürecini tamamlamak için tetiklenebilir.
PaperWork SAP Entegrasyonu
Bilgi işlem bölümleri her zaman daha az kaynakla daha çok sonuç alma baskısı altındadırlar. Mevcut altyapıyı güçlendirmek için yeni yöntemler bulmak gerekir. PaperWork, kurumların günler ile haftalar arası bir sürede, hiçbir kodlama becerisi gerektirmeden süreç temelli uygulamalar yaratmalarını sağlar. Böylece kurumların işletme faaliyetlerini iyileştirmelerine yardımcı olur. Bir dijital süreç otomasyonu platformu olarak PaperWork, SAP uygulaması etrafında, çözüm geliştirmek ve genişletmek için dijital bir katman oluşturur. SAP’yi közelleştirme ihtiyacını ortadan kaldırır.
PaperWork , hazır konnektörü ve modülleri ile SAP sisteminize entegre olur. SAP konnektörü, hiçbir kodlama becerisi gerektirmeden, SAP sisteminizle veri alış verişi ve işlem yapma imkanı sunar. Konnektör PaperWork üzerinden, işletme kullanıcılarının doğrudan SAP kayıtlarını sorgulamasını, yaratmasını ve güncellemesini sağlar
Kullanıcılar, uygulama değiştirmeden SAP’den gereken veriyi elde edebilir, herhangi bir web tarayıcı veya mobil cihazdan işlerine anlık olarak ulaşabilirler. İş süreçleriyle ilgili veriler ve belgeler, modern ve kullanımı kolay bir kullanıcı arayüzü ile SAP kullanıcısı olan ve olmayan kullanıcılar tarafından erişilebilirler.
SAP Konnektörü
PaperWork platformu, kurumlara kolay, hızlı ve uygun maliyetlerle süreç ve belge yönelimli uygulamalar yaratmalarında yardımcı olur. Görsel tasarım araçları ve kodsuz entegrasyonları ile PaperWork, bilgi işlem ekiplerinin üstündeki yükü azaltır. Kolayca süreçleri tasarlamalarını ve değiştirebilmelerini sağlar
SAP konnektörü, doğrudan SAP kayıtlarını sorgulama, yaratma ve güncelleme imkanı sağlar. BAPI ve Z fonksiyonlar içindeki verileri Paperwork ün içindeki verilerle görsel ortamda alan eşlemesi yaparak çift yönlü veri alış verişi sağlar. SAP sistemiyle entegrasyon, hiçbir kodlama becerisi gerektirmeden, grafik kullanıcı arayüzü ile yapılandırılır. BAPI’ler aracılığıyla iletişim kurmanın avantajı, entegrasyonların işletme seviyesinde gerçekleşmesi ve SAP tarafından veri bütünlüğünün korunmasıdır.
Özellikler
- Kodsuz – SAP entegrasyonu, SAP girdi ve çıktıları için görsel ortamda alan eşlemesi ile , programlama ihtiyacı olmaksızın yapılandırılır.
- Güçlü – SAP konnektörü, hata oluştuğunda ilgili kişileri bilgilendirmek üzere ayarlanabilir
- Güvenli – SAP konnektörü, web servisi kullanmadan, yetkili bir SAP kullanıcısı ile direkt olarak kimlik doğrulama işlemi gerçekleştirir.
- Esnek – SAP konnektörü, aynı anda test, dev, prod SAP ortamlarına bağlanabilir.
Avantajlar
- SAP yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için mevcut teknolojinizi en yüksek seviyeye çıkartın ve genişletin.
- Görsel süreç tasarlayıcı ve form oluşturucuyu kullanarak güçlü süreç uygulamaları oluşturun.
- Süreç uygulamaları geliştirmeyi hızlandırın, günler ve haftalar içerisinde yeni bir süreci uyarlayın
- PaperWork’ü SAP ile kolayca ve güvenli bir biçimde entegre edin, SAP BAPI komutlarını doğrudan Paperwork den yürütün.
- İstenildiğinde SAP’den veri okuyun ve SAP’ye veri yazın ya da güncelleyin.
SAP İçinden Çalışan Doküman Yönetimi (SAP ECM UI)
PaperWork, SAP sistemleriyle pürüzsüzce entegre olan, en üst düzey kurumsal ihtiyaçları karşılayan güvenli bir belge yönetimi ve süreç otomasyon platformu sunar. PaperWork platformu ile kurumlar, otomatik olmayan görev ve belge işlemeleri ile insan hatalarını ortadan kaldırarak operasyonlarını iyileştirebilir. SAP ECM UI, PaperWork’ün SAP içinden çalışan doküman yönetimi modülüdür.
PaperWork SAP ECM UI, SAP erişimi olan ve olmayan kullanıcıların faturalar, alım emirleri, sözleşmeler vb. süreç belgelerine doğrudan SAP işlemleri ve kayıtlarından ulaşabilmelerini sağlar. PaperWork ün doküman yönetimi, belgeleri kendi arşivinde saklar ve SAP veri tabanının boyutunu küçültür. SAP veri tabanlarını yönetmeyi, örneğin güncelleme, bakım ve yedekleme işlerini daha kolay hale getirir.
Özellikler
- Kolay erişim – SAP kullanıcıları, PaperWork üzerinde bulunan belgelere, ilgili SAP fonksiyonu içinden ulaşırlar
- 365 derece – SAP’deki işlemsel veriyi sistem dışındaki ilgili belgelere, mesela satıcı faturaları veya sözleşmelere bağlar.
- İş birliği – SAP kullanıcıları bir yandan SAP kullanıcı arayüzünde belgeler yükler, tarar, arar, görüntüler, değiştirir, belgelere not ekler ve belgeler hakkında konuşurken, bir yandan da en üst düzey kurumsal ihtiyaçları karşılayan belge yönetim platformu ve işlevlerinin tadını çıkarırlar.
- Güçlü – SAP ortamında da kullanılabilen, kurumsal belge yönetim ihtiyaçlarını karşılayan yüksek performanslı ve az bakım gerektiren doküman yönetimi
- Güvenli – SAP ve PaperWork ortamları arasında güvenli bağlantı, hassas belgeler için şifreli belge arşivi
Avantajlar
- Zaman alan belge arama bulma yükünden kurtulun, güçlü arama motoru ile aradığınıza hemen erişin
- Çalışanlara tercih ettikleri iş ortamlarından (SAP, cep telefonu, tablet, vb.) PaperWork üzerindeki belgelere kolayca ulaşın
- İşlem (örneğin Finans, Satış, Destek, vb.) başına düşen süreyi azaltarak SAP işletme süreçlerini yalınlaştırın.
SAP İçinden Çalışan İş Akışı (SAP BPM UI)
SAP BPM UI modülümüz, iş akışının gelen kutusuna, görevlere ve ekindeki belgelere, SAP kullanıcı arayüzüyle erişim sağlar. PaperWork, SAP’nin işlevselliğini genişletir ve PaperWork platformunda tasarlanan süreçlere, SAP içinden erişim imkanı sağlar. SAP kullanıcıları, SAP kullanıcı arayüzü içinde, PaperWorkBPM platformu üzerinde tasarlanmış süreçler başlatabilir veya bunlara katılabilir. Bu, süreç başlatmak ve yürütmek için farklı sistemlere giriş yapma ve eğitim ihtiyaçlarını ortadan kaldırır, aynı zamanda PaperWork süreç platformunun tüm yeteneklerinden faydalanmayı sağlar.
SAP kullanıcıları, harcama talepleri, izin talepleri, sözleşme onayları vb. SAP süreçlerinin parçası olmayan süreçleri, SAP kullanıcı arayüzünden başlatabilir veya bunlara katılabilir. PaperWork iş akışı gelen kutusu, SAP kullanıcıları için SAP içerisinde erişilebilir kılınmıştır. SAP kullanıcıları, SAP’nin bir parçası olmayan görevleri gözden geçirmek ve onaylamak için başka sistemlere giriş yapmak zorunda kalmazlar.
Özellikler
- Kullanım kolaylığı – Doğal SAP kullanıcı deneyimini süreç yönetimine genişletin. SAP menüleriyle tamamen entegre olan SAP BPM UI, PaperWork’in zengin kullanıcı deneyimi ve işlevselliğiyle SAP veri ve süreçlerini harmanlıyor.
- Güvenli – SAP BPM UI P yetkili SAP kullanıcısının kimliğini otomatik olarak doğrulayarak PaperWork’e giriş yapma gerekliliğini ortadan kaldırır.
Avantajlar
- SAP içinden çalışan PaperWork modülleri ile eğitim gereksinimlerini azaltın ve kullanıcı memnuniyetini arttırın.
- Görev tamamlamak veya süreç başlatmak için farklı sistemlere giriş yapma gereğini ortadan kaldırararak üretkenliği iyileştirin.
