Doküman yönetiminin ilk safhası ,oluşturulan ve dışarıdan gelen elektronik ve kağıt ortamdaki içeriğin, kurumun bilişim sistemine dahil edilmesidir.
Genelde yaratılan elektronik belgeler, kurum dahilinde dosya sunucular üzerinde bir karmaşa içerisinde durmaktadır.Aynı zamanda şirket dışı ile yapılan iletişimde de büyük miktarda kağıt belge kullanılmaktadır. Başvuru formları, müşteri şikayet mektupları, gelen fakslar, faturalar vb gibi kağıt ortamında gelen belgelerin, elektronik ortamda aktarılmaları ve iş akışı onay prosedürüne sokulmaları gerekmektedir.
Tarama, kağıdın sayısallaştığı ilk adımdır. Elektronik ortama aktarılan bir belge muazzam haraket kabiliyeti kazanır. Kurum genelinde paylaşım hızı, kağıt ortamındaki paylaşımına göre kat kat fazladır. Elektronik ortamda bulunan belgelerde, çeşitli kurallar çerçevesinde tanımlama yapılarak sisteme dahil edilebilir. Form,e mail ve benzeri dokümanların otomatik olarak tanımlanarak, doküman yönetim sistemlerine aktarılması mümkündür.
Dokümanların taranması işi gözüktüğü kadar kolay bir iş değildir. İyi bir planlama ve uygun çözümler gerektirmektedir. Bilgisayarınıza bir tarayıcı bağlayıp, dokümanı PDF veya Tiff olarak kaydetmekten ibaret değildir. Dokümanları merkezi bir yapıda mı yoksa dağıtık bir yapıda mı taramanız gerekiyor? Hangi amaçla ne tip dokümanları tarayacaksınız? Taranan belgeleri kolaylıkla sonradan arayıp bulmak için hangi yöntemle indeksleyeceksiniz. Tüm bu sorulara vereceğiniz cevaplar kullanmanız gereken çözümlerin özelliklerini belirleyecektir.
Birçok kurum aşağıdaki nedenlerden dolayı tarama projelerini listelerinin en başına koymaya başlamışlardır;
Müşteri hizmet kalitesinin yükselmesi
Bilginin kontrolü ve güvenliğinin sağlanması
Kargo,faks gibi dağıtım maliyetlerinin düşmesi
Fotokopi maliyetlerinin azalması
Bilgiye ulaşım ve paylaşım hızının artması
Belgelerin arşivleme ve düzenleme maliyetlerinin azalması
Yasal zorunluluklara uyumun kolaylaşması
Tarama/Sayısallaştırma;
Bir dokümanın sayısallaştırılması ile dokümanın içerisindeki verinin sayısallaştırılması farklıdır. Dokümanın sayısallaştırılması demek, taranarak elektronik ortamda görüntü formatında bir belge oluşturmak demektir. Verinin sayısallaştırılması ise, örneğin bir form üzerindeki bilgilerin, text formatında elektronik ortama aktarılması demektir.
Tarayıcı seçimi;
Tarayacağınız dokümanın tipi tarayıcı seçminizi doğrudan etkilemektedir. Fotoğraf, renkli doküman, renklendirilmiş dokümanlar yavaş ve düşük hacimli tarayıcılar gerektirir. Çekler, faturalar, sözleşmeler, formlar gibi belgeler ise yüksek hacimli ve hızlı doküman tarayıcılar gerektirir. Dokümanların hassas tarihi belgeler olması durumunda ise , dokümana zarar vermeden tarama yapabilen kamera tarayılar gereklidir.
Aynı zamanda dokümanının ebatı, renkli mi renksiz mi ,tek taraflı mı, çift taraflı mı taranacağı, hangi çözünürlükte taranacağı, toplamda ne kadar doküman, aylık olarak ne kadar dokümanın taranması gerektiği gibi sorulara vereceğiniz cevaplar tarayıcının seçiminde etkili olmaktadır. GGSoft, tarayıcı seçiminizde tecrübeli servis büro danışmanları ile doğru yatırımı yapmanızı sağlar. Sunduğumuz tarayıcı kiralama servisimiz ile tarama maliyetlerinizi düşürmekteyiz.
Tarama/Sayısallaştırma 3 şekilde yapılmaktadır;
Tarayıcı kullanarak, elektronik ortama aktarma
Elektronik belgelerin arşiv sistemine alınması
Varolan elektronik belgelerin değiştirlemez görüntü formatına çevrilmesi
Dokümanların Hazırlanması
Bu bölüm yoğun işgücü ve emek gerektirmektedir. Dokümanların tarama işlemine hazırlanması gerekmektedir. Zımbaların sökülmesi, ataçların çıkarılması, yırtık olan kağıtların onarılması, kağıtların sıraya dizilmesi, post it lerin temizlenmesi, klasörden çıkarılması gibi işlemler çok zaman almaktadır. Çoğu zaman kurumlar, bu işlemlerin bu kadar zaman alabileceğini bilmediklerinden , plandıkları proje takvimine uyamamaktadırlar. Belgelerin tarama işlemine düzgün olarak hazırlanmaması, tarama işlemini çok yavaşlatmaktadır. Müşterilerimize sunduğumuz servis büro hizmeti ile, tüm bu işlemler tecrübeli tarama danışmanlarımız ve tarama operatörlerimiz tarafından gerçekleştirilir.
Tarayıcılar
Kağıt halindeki belgenin, elektronik dokümana çevrilmesidir.
Doküman tarama işlerinde , bu iş için dizayn edilmiş, doküman tarayıcıların kullanılması gereklidir. Günümüzde MFP(çok amaçlı yazıcılar) da bu işlemi yapabilmektedir. Düşük adetli tarama işlerinizde bu cihazlarınızı da kullanabilirsiniz.
Aynı zamanda faks sunucusundan gelen faksların görüntüleri de, doküman yönetim sistemine içine alınabilir. Ancak bu görüntülerin kalitesi, faks teknolojisinden dolayı düşük olmaktadır.
Dokümanlar tarandıktan sonra mutlaka , görüntü kaliteleri ikinci bir operatör tarafından kontrol edilmelidir. Bozuk olanlar işaretlenmeli ve tekrar taranmalıdır.
Tarayıcı Kategorileri,
Hızlarına göre sınıflandırmak mümkündür. Ancak servis büro işlerinde, taramanın hızı broşürde yazan rakamın çok altında olmaktadır. Buna dikkat edilmelidir.
Çalışma grup, 10-20 sayfa/dk
Departman, tarama hızı 20-50 sayfa/dk
Arşiv, tarama hızı 50-100 sayfa/dk
Yığın arşiv, tarama hızı 100 +
Çek tarayıcılar, yüksek hızlı tarayıcılardır. MICR tanıma özellikleri vardır.
Bunların dışında, hassas belgeler için kamera tarayıcılar, büyük ebatlı dokümanlar için ploter A0 tarayıcılar kullanılmaktadır.
Tarayıcıların Özellikleriyle değerlendirilmesi,
Feeder veya flatbed, yüksek hızlı tarama için tarayıcnın mutlaka otomatik kağıt besleyiciye sahip olması gerekmektedir. Fotoğraf ve hassas belgeler ise flatbed tarayıcı ile taranabilir.
Çözünürlük, 100 dpi ile 1600 dpi arasında değişmektedir. Ancak yüksek çözünürlük dosyanın diskte kapladığı yeri çok büyütmektedir. Büyük dosyaların ağ üzerinden transferi de zaman almaktadır. Öte yanda iyi çözürlük OCR tanıma işlemlerinde başarı oranını yükseltir. Optimum tarama çözünürlüğü olarak 300 dpi’ın kullanılması iyi bir OCR tanıma başarısı için yeterlidir.
Renkli, siyah- beyaz, gri tonlama, renkli dosyaların , büyüklüğü çok fazla olduğundan genellikle tercih edilmez. Ancak resim alma işlemi uygulanacaksa kullanılabilir. En çok tercih edilen az yer tutuğu için siyah beyaz olarak taramadır. Gri tonlama ise sayfalardaki grafiklerin okunamasında etkili olmaktadır.
Çift taraflı tarama, bir geçişte sayfanın iki tarafınında taranmasını sağlayan bu özellik mutlaka olmalıdır.
Tarama Kapasitesi, yoğunluda, seçilecek tarayının kapasitesini belirlemektedir. Yoğun taramalar günde tarama kapasitesi yüksek olan tarayıcıların kullanılmasını gerektirir.
Sarf malzemeleri, tarayıcıların lamba, roller kit gibi zaman içerisinde değişmesi gereken parçaların, değişim süreleri ve fiyatları seçimde önemlidir. Bu malzemelerin servis gerektirmeden değişebilmesi tercih sebebi olmalıdır.
Görüntü iyileştirme
Dokümanlar tarandıktan sonra üzerlerinde bir takım iyileştirme işlemleri yapılmaktadır. Yamukluğun düzeltilmesi, kirliliğin temizlenmesi, delgeç izlerinin kaldırılması, boş sayfaların düzenlenmesi gibi işlemler belge büyüklüğünü düşürmekte ve kalitesini yükseltmektedir.
İndeksleme
Dokümanların tarandıktan sonra, mutlaka anahtar kelimelerle etiketlenmesi gereklidir. Bu kelimeleri arama kriteri olarak kullanarak, doküman yönetimi sistemi içerisinde ki belgelere hemen ulaşabilirsiniz. Bundan dolayı doğru kelimelerle indeksleme yapmak çok önemlidir.
İndeks alanları, veri giriş operatörleri tarafından doldurulur.(müşteri adı, tarihi, referans no vb.)
Barkod kullanımı ile, yığın taramadan önce indeks bilgileri barkoda aktarılır, bu sayede tarama işlemi sonunda barkod üzerinden otomatik olarak indeks bilgileri alınmış olur. Veri giriş operatörü kullanmanıza gerek kalmaz.
Bölgesel OCR, taranan belgelerin kalitesi düzgün ise, belge içerindeki belirli alanlardan OCR ile indeks bilgisi almak mümkündür. Bu çözümde otomatik indeksleme yapmanızı sağlar.
Taranan dokümanları çeşitli formatlarda saklamak mümkündür;
TIFF,endüstri standartıdır. Yaygın olarak kullanılmaktadır
JPG, sıkıştırma özelliğinden dolayı, özellikle renkli dokümanlar için kullanılmaktadır.
PDF, endüstri standartıdır. PDF in işlemden geçirilerek, indeslenmesi ile içerisinde kelime bazlı arama yapılabilir.
GIF, yüksek kalitedeki grafik dosylarının gösterimini ve paylaşımını sağlar.
Form İşleme
Taranan formlar üzerindeki bilgiler, ICR,OCR,OMR motorları ile işlemden geçirilerek, text verisine çevrilir. Elde edilen bu veriler istenilen uygulamalara aktarılabilir.
Tanımlama,
OCR, yazıcı baskılarını text verisine çevirir.
ICR, elle yazılmış karakterleri text verisine çevirir.
OMR, onay kutuları vb gibi işaretlemeleri okur.
Barkod, üzerinde bulunan bilgilerin okunması.
Transfer,
Elektronik ortama geçen veri ve belgeler her türlü sisteme kolaylıkla aktarılabilir.
İş akış sistemine,
ERP sistemine,
Doküman yönetimi, arşiv sistemine
Disk depolama sistemi vb gibi sistemlere aktarılabilir
