Vaktin nakit ve nakdin sınırlı olduğu durumlarda finansal süreçler bir organizasyonu başarılı da kılabilir, başarısızlığa da uğratabilir. Nakit akışınız ve gelir oranınızı doğrudan etkileyen hantal ve verimsiz bir finans yönetimi, en başta otomatikleştirilmiş bir iş akışı ve belge yönetimi sayesinde iyileştirilebilir.
Pahalı hatalardan kaçının.
Dijitalleştirilmiş belge depolama ve önceden doldurulmuş veriler, hata riskini önemli ölçüde azaltır. Kağıt belgeleri ve insan müdahalesini ortadan kaldırmak, şirketinizin zamandan tasarruf etmesine ve manuel süreçlerin gerektirdiği çabanın çok küçük bir kısmıyla gelir oranınızın artmasına yardımcı olur.
Faturalar sizi yönetmesin, siz faturaları yönetin!
Elektronik faturanın kullanımı her geçen gün artıyor. Ancak gerekli alt yapıya sahip olmayan kurumlar, elektronik faturanın nimetlerinden faydalanamamaktadır. Çoğu işletme, e faturayı aldıktan sonra yazıcıdan çıktısını alıp, masa masa dolaştırıp onay işlemlerini tamamlamaya çalışmaktadır. Bu çalışma şekli, süreçlerin çok uzamasına, faturaların kaybolmasına, mükerrer işlemlerin yapılmasına sebep olmaktadır. Sahip olduğumuz insan gücünden en üst düzeyde yaralanmamızı imkansız hale getirmektedir. PaperWork® fatura çözümü, kağıt faturaları ve e-faturaları sürece sokar, onay işlemlerini tamamlar ve arşivler. İade edilen faturaları tespit eder. Sürece dahil ederek, iade edilmesindeki sorunu ortadan kaldırarak tekrar faturalanmasını sağlar
Kolay, hızlı ve esnek
Akış tasarım aracımız ile çizerek fatura onay sürecini kolayca tasarlayın. İstediğiniz kadar kural tanımlayın, işler otomatik ilerlesin. Sürecin her adımını takip edin. Tek tıklamayla işin kimde ve ne kadar süredir beklediğini görün. İşlemler tamamlandığında PaperWork ERP sistemine bağlanır, ödeme emrini yaratır, faturayı masraf merkezlerine dağıtarak, ERP’ye aktarır.
Faturaları, akıllı e-postadan onaylayın
PaperWork’ün Native mobile uygulamasını ya da web uygulamasını açmadan, gelen e posta üzerinden de faturalarla ilgili işlem yapmak mümkündür. İş akışı tarafından otomatik olarak gönderilen akıllı onay postasında fatura bilgileri, fatura belgesi ve işlem linkleri yer alır. Kullanıcı hangi linke tıklarsa, iş akışı o adıma yönlenir. Ofis dışında da işler beklemez, süreç tıkanmaz.
- E-fatura entegratörleri ile entegre çalışır. E-fatura bilgileri otomatik alınır.
- Fiziksel faturalar ise ya manuel olarak taranıp bilgiler doldurulur ya da fatura işleme uygulaması ile OCR işleminden geçirilip sisteme alınır.
- PW İş Akışı Motoru ile çok karmaşık süreçleri bile uyarlamak çok kolaydır.
- Kural motoru, süreç içerisinde faturaların otomatik dağıtımı için sınırsız miktarda kural tanımlanmasını sağlar.
- Sistem verilen VKN listelerine göre ödeme gününü saptar. Tedarikçiye e-posta ile bildirir. ERP sistemine bağlanarak ödeme emri yaratır.
- Fatura üzerinde satın alma numarası varsa, ERP sisteminden kontrol eder.
- Faturaların sistem üzerinde arşivlenmesi ve yetkiler dahilinde paylaşılmasını sağlar.
- VKN listelerine göre otomatik dağıtım yapılır.
- İşlem adımlarına hedef süre verilmesini ve süre aşım raporu ile takip edilmesini sağlar.
- Fatura üzerindeki verileri kullanarak otomatik yönlendirme yapar.
İş zekası modülümüzün sağladığı rapor ve gösterge panoları ile süreç performansını anlık takip edin.
Detaylı analizler, fatura onay iş akışının baştan sona incelenmesini sağlar. İşlemlerin ne kadar sürede yapıldığı ve nerelerde takıldığı gibi bilgilere hemen erişilebilir olması, süreci iyileştirme fırsatı yaratır.
Her ortamdan onay işleri hızlandırın.
PaperWork ile kullanıcılar istedikleri ortamdan işlem yaparlar, işler aksamaz. Hatalar ortadan kalkar, yoğunluk azalır.
- Gelen e-posta üzerindeki onay linkine tıklayarak
- Mobil uygulamadan (Native Mobil),
- Web uygulamadan (HTML5),
- SAP içinde çalışan PaperWork iş akışı modülünden.
BA/BS formlarını ve cari hesap bilgilerini elektronik ortamda yönetin.
Çalıştığınız firmalar ile yapılması gereken mutabakatlar takibi zor ve zaman alıcıdır. Dijital dönüşüm ile birlikte mutabakatlarınızı elektronik ortamda yapmak ve yönetmek mümkün hale gelmiştir.
Tedarikçileriniz ve müşterileriniz ile, BA/BS formlarını ve cari hesap bilgilerini elektronik ortamda paylaşıp izleyebilirsiniz. Dilediğiniz her zaman diliminde PaperWork üzerinde seçeceğiniz kriterler ile mutabakat başlatmak mümkündür. PaperWork, ihtiyaç duyduğu bilgileri ERP sistemlerinden otomatik olarak alarak çalışır. Sistem, firmalara mutabakat talebi ile ilgili elektronik posta veya faks gönderir. Ayrıca seçilen adaylar telefon mutabakatına da dahil edilebilir.
Firmaların basit bir web uygulamasına şifresiz giriş yaparak cevap vermesi sağlanır. Firma, mutabakat ile ilgili bilgi ve belgeleri inceler, onay verebilir veya yorum yazarak kendi belgelerini ekleyerek ret edebilir. Onay ile beraber ERP sistemine bilgi verilir. Ret durumunda ise inceleme sürecini başlatır ve ilgili kişilere görev atar. Tüm işlemler sistem üzerinden takip edilebilir ve raporlanabilir.
Çözümümüz, mutabakat sırasında oluşan tüm yazışmaları ve belgeleri sistem üzerinde toplar.
PaperWork Sisteminin Yararları
- Yanlış faturalandırma ve fatura iade işlemleri azalır
- Verilen cevaplar arşivlenir, kolayca erişilebilir
- Raporlar ile mutabakat durumları detaylı incelenebilir
- Zaman tasarrufu sağlar
- Kontrol kolaylığı sağlar
- Sorunun tespitini ve çözümü hızlandırır
- Kargo ve arşivleme masrafları ortadan kalkar
- Mutabakat belgeleri arşivlenir ve istenildiğinde erişilebilir
- Sistemin SAP, Oracle, Logo, Axapta gibi ERP sistemleri ile entegre çalışması operasyon giderlerini düşürür
