Dijital Dönüşümde İçerik Yönetimi
Mart 12, 2020
Doküman Yönetimi
Yapay Zekâ Destekli Doküman Yönetimi
Kuruluşunuz genelinde dokümanları yakalamak, yönetmek, paylaşmak ve arşivlemek için yapay zekâ destekli, sağlam, ölçeklenebilir, güvenli ve yüksek performanslı içerik deposu.
Tüm Belgeleriniz için Tek Platform
Dünya çapında yapılan araştırmalara göre, çalışanlar günde ortalama iki saatlerini belgeleri aramak ve paylaşmak için harcıyor. Birçok işletme için kağıt ortamındaki işlerin dijital ortama aktarılması, yapılacak işler listesinin başında yer alıyor. Dijital dünyada, doküman yönetimi ve paylaşımı stratejik bir önem taşır. Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi (DYS) kullanmayan şirketler, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumdadır. Müşterilere hızlı dönüş yapabilmek için iş belgelerinize çabuk ve kolay ulaşabilmeniz esastır.
PaperWork, dokümanlara erişim, düzenleme ve paylaşım işlemlerini belirli bir sistem dahilinde merkezi olarak yönetmenizi sağlar. Milyonlarca kağıt ve elektronik belgenin bulunduğu ortamlarda, iş gücü ve zaman kaybını ortadan kaldırır. Gelişmiş arama motorumuz, belgeye ihtiyaç duyulduğu anda erişilmesini sağlar. Versiyon kontrolü, her zaman güncel dokümanlar üzerinde çalışılmasını garanti eder. İzleme ve güvenlik fonksiyonlarımız içeriğinizi korur ve güvenle paylaşılmasını sağlar. Merkezi bir doküman yönetimi sistemi olmadan, verimlilikten söz edemeyiz. İhtiyacınız olduğunda, belgeler iş akışı ile işlem adımlarına yönlendirilir ve süreç sırasında gereken belgelere hemen erişilir. Bu, hatalı karar alma olasılığınızı azaltır.
FTP sunucuları kaldırın!
Ekte belge gönderme tarih oldu! Belgeleri seçin, indirme linki olarak gönderin. Linke indirme sınırı ve geçerlilik tarihi verin. Gönderimler tarihçe ile kayıt altına alınsın.
Dokümanlarınıza her ortamdan erişin.
Web, mobil, SAP ve diğer entegrasyonlar ile dokümanlarınıza kullandığınız tüm uygulamalardan kolaylıkla erişin.
E-posta ile belge çoğaltmayın.
Belgeleri sistem içinden paylaşın; her işlemde yeni kopyalar oluşturmanın önüne geçin. Tüm kullanıcılar aynı belge üzerinde çalışsın; tarihçe özelliği ile tüm hararetler takip edilsin.
Belgeleri taslaktan yaratın.
Word, Excel, PP taslakları ile belgeyi otomatik yaratın, zaman kazanın. Her zaman güncel versiyon ile çalışın. Dokümanlar her zaman aynı standartlarda yaratılsın.
Belgedeki işlemleri tek tıkla görüntüleyin.
Her zaman güncel doküman ile çalışın. Versiyonda neler değişmiş? Belgeyi kim, ne zaman versiyonlamış? Dokümanın güncel ve önceki versiyonlarına tek tıkla erişin.
Analiz edin, uygulayın, geliştirin!
Arşivdeki belgelerin boyutu, cinsi ve adet bilgisi, görüntülenen belgeler, silinen belgeler ve gönderilen e-postaları görün.
ÖZELLİKLER
Üç Adet Arama Motoru
İndeks alanlarından esnek dinamik arama, elektronik belgeler içinde kelime arama ve taranmış belgelerin içinde kelime arama (OCR) özellikleri ile aradığınız dokümana hemen ulaşın.
Geri Dönüşüm Kutusu
Belgenin sistemden hemen silinmesi, silinen belgenin belirli bir süre geri dönüşüm kutusunda beklemesi ve yönetici onayı olmadan belgenin silinmemesini sağlayan kurallar.
Güvenlik / Yetkilendirme
Kayıt, klasör, doküman bazlı yetkilendirme. Kişi, Grup, Rol bazlı yetkilendirme. Birden fazla active directory ile çalışma. SAP, Oracle vb. gibi uygulamalarla kullanıcı entegrasyonu. SSL güvenlik koruması.
Yüksek Güvenlik, 512-bit Şifreleme
Dosya sisteminde şifrelenmiş belgeleri kimse açamaz; kurumsal hafızanız korunur.
Belge Görüntüleme
Tiff, jpg, bmp, djvu vb. formatlar görüntülenir. Word, Excel, PowerPoint, PDF, msg gibi belgelerinin ön izlemeleri oluşturulur ve görüntülenir. Dahili Word editörü, word dokümanlarını kendisi açar, revize eder.
E-İmza
Belgeyi e imza ile imzalama, imza tarihçesi ve iş akışında belgeyi imzalama özellikleri.
KEP
KEP alma, gönderme. KEP içindeki kelimelerden iş akışı başlatma. KEP iletilerinin arşivlenmesi.
E-Fatura
E faturaların otomatik arşivlenmesi ve kurallara göre iş akışına yönlenmesi.
Verimli Çalışmak için Dijitalleşin
Kurumlar dokümanları yönetmekte büyük zorluk yaşıyorlar. Dokümanlar ağ üzerindeki paylaşım klasörlerinde, USB belleklerde, kişilerin bilgisayalarında veya farklı iş uygulamalarının içinde saklanmaktadır. Bazı dokümanlar ise kağıt formatında arşivde veya departmanların dolaplarında kilit altında tutulmaktadır. Bu kaos ortamında verimli çalışmak çok zordur. PaperWork dijital ortamda belgelerinizi yönetmenizi sağlar. Gelişmiş entegrasyon katmanı, dokümanlarınızı kurumsal uygulamalarınıza ve süreçlerinize bağlar. Kritik dokümanlarınızın güvenle saklanmasını ve paylaşılmasını sağlar.
PaperWork, Kağıtsız Ofis
PaperWork ile dokümanları yaratın, revize edin, onaylayın, versiyonlarını kontrol edin, arşivleyin, paylaşın. Dokümanı bulmak için zaman harcamayın. Her zaman güncel versiyon üzerinde çalışın. Belge üzerinde nelerin değiştiğini hemen görün. Doküman şablonlarından belge yaratın, hataları ortadan kaldırın. Dokümanların dijital ortamda onaylanması, depolanması ve paylaşılması işleri hızlandırır, maliyetleri düşürür, hizmet kalitesini yükseltir.
Dinamik Doküman Yönetimi
Kurum genelinde çalışanlar, insan kaynakları, operasyon, müşteri hizmetleri, kalite, satın alma ve finans gibi bölümlerin güncel dokümanlarına ve önceki versiyonlarına yetkiler dahilinde mobilden, webden ve SAP içinden çalışan uygulamalarımızdan erişebilirler. Dahili Word editörü, belge revize edilirken nelerin değiştiğini gösterir. Güçlü arama motoru, belgenin içinde geçen kelimelerden hemen belgeye ulaşmanızı sağlar. Sohbet uygulaması, doküman hakkında canlı olarak takım arkadaşlarınızla mesajlaşmanızı sağlar. Büyük belgeleri, indirme linki ile süresini ve indirme sayısını sınırlayarak kolayca paylaşın.
Dahili, Word Benzeri Editör
Word dokümanları PaperWork tarafından kontrol edilir. Responsive web uygulamamız içinden çalışan Word benzeri editörümüz sayesinde Office uygulamasına gerek kalmadan, word dokümanı yaratılır, güncellenir ve revize edilir. Kullanıcıların, Word dokümanı üzerinde çalışırken yaptıkları değişikler, gözden geçirme bölgesinde kayıt altına alınır. Böylece, belgenin eski versiyonlarına ve belgenin üzerinde kim ? hangi değişikliği ? ne zaman yaptı? bilgisine sistem içinden hemen ulaşılır. Değişiklik takibinin bu kadar kolay olması, özellikle kalite prosedürlerinin yayınlanmasında ve sözleşme yönetiminde işleri çok kolaylaştırır.
Dokümanları Süreçlerinize Dahil Edin
Bütünleşik platform, iş akışı sırasında belge üzerinde kolayca işlem yapmanızı sağlar. Onay İş akışları Low Code destekli, visio benzeri esnek akış tasarım aracımız ile kolayca çizerek tasarlanır. Süreç içerisinde dokümanlara erişim, elektronik imza ile imzalama ve revize ederek değişiklik yapma haklarını iş akışı uygulamamız üzerinden tanımlayın. Belge ile ilgili işlemlerinizi hızlandırın, verimliliği arttırın.
İşleri Kolaylaştır, Hataları Önler
Güçlü arama motoru, mobil ve web uygulamasından dokümanlara kolayca ulaşmanızı sağlar. İşlemleri hızlandırır, verimliliği arttırır. Dokümanı kim versiyonlamış? Belge üzerinde ne çalışmalar olmuş? gibi yapılan tüm işlemler kayıt altında tutulur. Dokümanlarınız, kurumsal yapınıza ve yetki politikanıza göre organize edilir. Dokümanlara, entegrasyon servisleri üzerinden, kurumsal ve mobil uygulamalardan da erişim sağlanabilir.
ÖZELLİKLER
01
Otomatik Doküman Üretme
PaperWork, iş akışı sırasında, formlar üzerinde ki belirli anahtar verilerden, Dinamik belge şablonlarını kullanarak, otomatik olarak belge yaratır. Müşteri bilgileri, ürün detayları, fiyatlar gibi dinamik içeriklerden belge üretilirken, kopyala yapıştır işlemleri sırasında meydana gelen insani hatalar ortadan kalkar. Şablonlar, belgelerin her zaman kurumsal kimliğe uygun, doğru içerikle oluşması sağlar. Sözleşmelerin yaratılmasında, personel alım iş akışında adaya giden teklifin üretilmesinde, müşteri şikayetlerinde cevap yazısının oluşturulması gibi bir çok alanda kullanılan otomatik doküman üretme özelliği, verimliliği yükseltir, işlem sürelerini azaltır.
02
Aradığınız belgeyi bulmak için zaman kaybetmeyin.
Üç parçadan oluşan PaperWork’ün esnek ve güçlü arama motoru, aradığınız dokümana hemen ulaşmanızı sağlar:
- Belgenin etiket verilerden (meta data) nokta atışı belgeye ulaşılır.
- Tam metin arama motoru (Full text search), txt, Word, Excel, PP ve belgeden üretilmiş PDF gibi elektronik belgeler içinde kelime bazlı arama yapar.
- OCR motoru ise, pic,tiff, bmp, png vb. gibi görüntü formatları içinde arama yapar.
03
Kağıtları ortadan kaldırın!
Ulaşılması, yönetilmesi, depolanması ve paylaşılması çok zor olan kağıtları, her ortamdan erişebilen dijital klasörlere çevirin. Elektronik olarak üretilmiş dokümanlarınızı da (MS Office, PDF, e-fatura vb…) aynı dijital klasörlerde yönetin. İster webden, ister mobilden istediğiniz anda dokümanlarınıza ulaşın.E-posta atarak dokümanları paylaşmak, kontrolsüz kopyalar yaratır, doküman karmaşasına neden olur. PaperWork üzerinden dokümanları , geçerlilik süresi ve indirme sınırı koyarak link ile paylaşın. Böylece e posta sunucularınız üzerinde, aynı belgeden yüzlerce kopyanın dolaşmasını engelleyin, belge güvenliğini yükseltin.
04
Dinamik Doküman Yönetimi
PaperWork’ün iş akışı ile bütünleşik çalışan doküman yönetimi, süreç sırasında topladığı belgeleri otomatik olarak kendi doküman yönetimi sistemine aktarır. Böylece dokümanları toplamak, paylaşmak, arşivlemek ve yönetmek için kullanıcılar efor harcamazlar. Dinamik belge yönetimi olarak adlandırdığımız bu yöntem ile kurumsal hafıza kendiliğinden oluşur
05
Sohbet Uygulaması
Artık dokümanlar üzerinde değişiklik yapmak, görüş almak için e posta atmak veya mesajlaşma uygulamaları kullanmak zorunda değilsiniz. Kullanıcılar sistem içinden, belge hakkında yazışabilirler. Belge üzerinde yapılan tüm yazışmalar, tarihçeye kaydedilir. Tek tıklama ile tüm yazışmalar belge ekinde incelenebilir. Arama motoru, sohbet içinde geçen kelimelerden, yazışmalara ve belgelere istediğiniz anda ulaşmanızı sağlar. Yazışmalar, PaperWork üzerinde kayıt altına alındığı için, belgenin güvenliği sağlanır, kontrolsüz kopyaların e posta ile dağıtılması engellenir. işlem hızı artar, işler kolaylaşır.
PaperWork ile Bugün Tanışın!
Şimdi daha akıllı, daha hızlı ve daha verimli iş akışlarına doğru adım atmanın tam zamanı.
